Criando uma organização profissional eficiente

A organização profissional é um dos diferenciais de qualquer profissional. Atualmente é cada vez mais difícil encontrar pessoas que saibam gerir seu tempo e se manterem organizadas ao longo da semana. Uma organização eficiente facilita o dia a dia para a realização das tarefas e impede o estresse continuo.

Criar uma organização profissional eficiente, isto é, que se adapte a sua rotina de trabalho e seja simples de ser mantida é um desafio. É necessário conhecer muito bem o dia a dia da empresa e ao mesmo tempo, se conhecer. Não é à toa que a maioria dos profissionais são desorganizados e estressados hoje em dia.

Por isso, para te ajudar na sua jornada de trabalho hoje vamos falar sobre como criar uma organização profissional eficiente. Trabalharemos com base em experiências que eu mesmo aplico desde os 16 anos, quando comecei a trabalhar. Então vamos lá !


Conheça o dia a dia da empresa

Antes de criar qualquer organização, seja pessoal ou profissional, você precisa conhecer o ambiente. Analise como normalmente são feitas as tarefas diárias da empresa, se são mais adeptos a tecnologia ou ao tradicional. Como por exemplo, se a empresa marca uma reunião pelo Google Agenda, logo é vantajoso manter uma organização no mesmo aplicativo.

É claro que muitas vezes você vai implantar um novo jeito de se organizar na sua empresa. Nesse caso é bacana você analisar se de algum modo é possível conectar o que já se tem na empresa com a organização que você quer. A ideia aqui é realmente analisar como são realizadas as coisas no dia a dia antes de iniciar a organização.


Organização tradicional x tecnologia 

A grande questão acredito que seja escolher entre uma ferramenta tradicional (agenda) ou tecnológica (aplicativos). Para decidir isso, depois de você analisar o ambiente, é se conhecer para descobrir em qual dos tipos você se organiza melhor.

Nesse tópico nada impede que você utilize os dois métodos. Um exemplo é a minha organização profissional. No momento eu utilizo o Google Agenda, o Trello e um caderno simples. Muitos vão dizer que é muita coisa para alimentar, mas cada um tem uma função especifica.

O Google Agenda é perfeito para anotar reuniões, eventos com datas marcadas e entregas muito importantes. O Trello utilizo para colocar as tarefas diárias e a execução de projetos que ficam em andamento o ano inteiro. E o caderno simples uso para reuniões ou algum estudo que estou fazendo. Você também pode alinhar o tradicional ao digital para potencializar a sua organização profissional.


Organização do ambiente físico

A organização profissional não tem só haver com a ferramenta que você utiliza, mas também ao ambiente que é seu o local de trabalho. Ter o seu espaço organizado é um tópico importantíssimo. Para isso é importante você se livrar dos excessos, isto é, muitas canetas, muitos papeis e muitas coisas em cima da mesa.

O meu conselho é que mantenha somente os itens essenciais em cima da sua mesa. No meu ambiente por exemplo, deixo somente um potinho com canetas e uma caixinha onde ficam uns clips e post it. Já no armário da sala eu deixo um divisor de papeis onde guardo a papelada pendente. A dica é que você tente usar o menos de papel possível, e se precisar imprimir mantenha-os organizado em pastas ou divisor de papeis.


Hábito de visualizar a organização todos os dias

Organização guardada na gaveta não funciona. Você deve checar todos os dias as ferramentas que escolheu para se organizar. Separe os 10 primeiros minutos no seu trabalho para ler, organizar e se sintonizar de como vai ser o dia em relação a atividades.

Nesse mesmo tópico sugiro que você tire o “dia da organização” no seu trabalho. Assim como você tem o dia que organiza a sua semana na organização pessoal, você deve ter para o seu trabalho. Eu sugiro sempre na sexta-feira à tarde, que normalmente são mais tranquilas. Nesse momento atualize a agenda, vejo o que ficou pendente que você não resolveu na semana e organize para fazer na próxima.

E esse foi o post dessa semana, espero de coração que você tenha gostado e que aplique no seu dia a dia profissional.

Com amor,

Mile

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6 Comments

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